Conditions générales

1.1. Les présentes conditions générales s'appliquent à tous les contrats conclus entre, d'une part, l'hôtel, le prestataire d'hébergement et/ou le prestataire de services appartenant au groupe Corsendonk Hotels (ci-après « Corsendonk Hotels ») et, d'autre part, leur(s) cocontractant(s) (ci-après « le Client »).

1.2. Sauf disposition expressément contraire, ces conditions s'appliquent exclusivement, à l'exclusion intégrale et explicite des conditions générales du cocontractant. Elles font partie des contrats conclus avec Corsendonk Hotels et ne peuvent être écartées que par accord écrit.

2.1. Une réservation n'est définitive que lorsque le Client a signé pour accord la proposition de contrat et que Corsendonk Hotels l'a reçue, sans préjudice de l'application de l'article 3.2.

2.2. Sans préjudice de l'article 2.6, les modifications et ajouts ne sont valables que s'ils sont confirmés par écrit par les deux parties.

2.3. Le Client qui réserve pour plusieurs personnes, des groupes et/ou au nom de tiers s'engage personnellement et solidairement à payer la facture globale (finale), même lorsque les frais sont répartis ou facturés individuellement aux invités ou participants. Le Client est en outre tenu par l'article 1120 de l'ancien Code civil (ou, depuis le 1er janvier 2023, l'article 5.106 du Code civil) et se porte fort, en son nom propre, des obligations et engagements de paiement du ou des tiers, clients de l'hôtel ou membres du groupe.

2.4. Lorsque la réservation comprend des chambres d'hôtel, le Client doit transmettre au plus tard 14 jours avant la date d'arrivée prévue une liste détaillée indiquant, pour chaque chambre, l'occupation et les coordonnées des clients (nom, prénom, adresse et nationalité). Le Client reconnaît que Corsendonk Hotels est légalement tenu d'enregistrer les données personnelles des clients.

2.5. Les prix et frais seront adaptés de plein droit selon l'indice belge des prix à la consommation, suivant la formule : prix/frais × nouvel indice / indice de départ. L'indice de départ est celui du mois précédant la conclusion du contrat ; le nouvel indice est celui du mois précédant l'événement réservé.

2.6. Sauf indication contraire, tous les prix proposés comprennent la TVA, les prélèvements et les taxes connus et applicables au moment de l'offre.

3.1. Corsendonk Hotels peut demander le paiement d'un acompte et/ou d'une garantie.

3.2. Si les acomptes et/ou garanties demandés ne sont pas payés dans le délai convenu, Corsendonk Hotels peut annuler unilatéralement la réservation, sans autre avertissement et sans que le Client puisse prétendre à une indemnisation.

3.3. Les acomptes versés sont définitifs et irrévocables pour Corsendonk Hotels et ne sont pas remboursables. Ils constituent une indemnité pour l'indisponibilité des chambres ou espaces réservés et pour les frais administratifs.

4.1. Toute modification d'une réservation doit être communiquée par écrit, par e-mail, à Corsendonk Hotels. Corsendonk Hotels n'est tenue d'exécuter une réservation modifiée qu'après l'avoir acceptée et confirmée par écrit.

4.2. Toute annulation totale ou partielle doit être communiquée par écrit, par e-mail, ou contre accusé de réception. La date de réception vaut date d'annulation et, à défaut de confirmation explicite, est réputée être le troisième jour ouvrable suivant l'envoi.

4.3. Si le Client souhaite augmenter le nombre de participants ou de chambres, Corsendonk Hotels mettra tout en œuvre dans la mesure du raisonnable pour y répondre (obligation de moyens).

4.4. Corsendonk Hotels est toujours en droit — sans préjudice des indemnités d'annulation ou de modification applicables — de réclamer le paiement des frais déjà engagés, y compris les indemnités dues aux fournisseurs externes.

4.6. En cas d'annulation partielle sans réduction du nombre de participants, mais avec une période ou des services commandés réduits, l'indemnité d'annulation (article 4.5) ne sera réclamée que pour la période et/ou les services annulés.

Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel. Ces exonérations ne peuvent être cumulées avec d'autres exonérations ou réductions.

4.7. Dès la notification de l'annulation, Corsendonk Hotels peut disposer librement des chambres, services et/ou équipements annulés, sans que le Client puisse encore s'en prévaloir.

4.5. En cas d'annulation totale, une indemnité forfaitaire est due :

• 20 % au plus tard 120 jours avant la date d'arrivée ;
• 40 % au plus tard 60 jours avant la date d'arrivée ;
• 60 % au plus tard 30 jours avant la date d'arrivée ;
• 80 % au plus tard 15 jours avant la date d'arrivée ;
• 100 % lorsque la notification intervient moins de 15 jours à l'avance.

5.1. Les repas, boissons et autres services non mentionnés dans le contrat ne sont pas compris. Corsendonk Hotels les facturera au Client, sauf accord prévoyant un règlement individuel par les participants (sans préjudice de l'article 2.3).

6.1. Sauf disposition contraire, les chambres d'hôtel sont disponibles à partir de 15 h. Elles doivent être libérées et débarrassées à 10 h 30.

6.2. Les autres espaces sont disponibles conformément à l'accord écrit conclu entre Corsendonk Hotels et le Client. Corsendonk Hotels peut toujours mettre à disposition un autre espace au même endroit, pour autant qu'il réponde aux besoins fonctionnels et essentiels du Client.

6.3. Si le Client, un participant ou un invité décide de quitter la ou les chambre(s) et/ou le ou les espace(s) plus tôt, cela ne porte aucunement atteinte à ses obligations de paiement.

7.1. Le Client s'engage à souscrire auprès d'un assureur reconnu en Belgique une assurance couvrant sa responsabilité en tant qu'organisateur et tout dommage causé à des tiers par le Client, les participants, les invités et/ou leurs préposés. Le Client fera prévoir dans la police une renonciation à recours en faveur de Corsendonk Hotels.

7.2. L'obligation de garde de Corsendonk Hotels ne s'applique qu'aux Clients ou participants qui réservent une chambre d'hôtel et se limite à l'obligation légale de garde. Elle ne concerne pas les animaux vivants ni les véhicules, y compris les vélos.

7.3. Le Client est seul responsable des biens, du matériel et des accessoires qui ne relèvent pas de l'article 7.2. Il décharge Corsendonk Hotels de toute responsabilité, dans la mesure autorisée par la loi.

7.4. Le Client est solidairement responsable de tout dommage causé par les participants ou invités à Corsendonk Hotels, à son personnel, à des tiers, au bâtiment, au mobilier et/ou à l'équipement.

7.5. La force majeure ou le cas fortuit libère de plein droit Corsendonk Hotels de ses obligations contractuelles, notamment en cas d'accident, de panne de matériel, de conditions météorologiques exceptionnelles, d'incendie, de grève, de lock-out, de vol, de perturbations exceptionnelles de la circulation, de terrorisme ou de guerre, d'épidémie ou de pandémie, d'ordres des autorités ou d'interruption de l'approvisionnement en énergie.

8.1. Toute réclamation doit être communiquée par écrit à Corsendonk Hotels dans les 24 heures, sous peine de déchéance.

9.1. Sauf accord contraire, toutes les factures et notes d'hôtel sont payables au comptant, sans escompte. En cas de non-paiement à l'échéance, elles seront majorées de plein droit et sans mise en demeure d'une indemnité forfaitaire de 10 % (minimum € 40,00) et d'intérêts de retard de 8 % par an à compter de l'échéance jusqu'au paiement intégral.

9.2. Les réductions de prix, commissions ou ristournes sont automatiquement perdues si la facture ou la note d'hôtel n'est pas payée dans les délais.

9.3. Les acomptes et/ou garanties doivent être payés dans les 7 jours suivant la conclusion du contrat.

9.4. Toute modification de la TVA, des prélèvements, taxes ou autres mesures gouvernementales intervenant après l'offre s'applique de plein droit et sans autre formalité.

10.1. Le Client veille à ce que les participants et invités se comportent correctement et respectent le règlement intérieur de Corsendonk Hotels. L'accès peut être refusé aux personnes qui ne respectent pas ces règles, sans droit à indemnisation.

10.2. Il est interdit d'utiliser les espaces pour des réunions liées à des idéologies ou mouvements extrêmes, ou pour des activités susceptibles de porter directement ou indirectement atteinte à la réputation de Corsendonk Hotels.

10.3. Les sorties de secours doivent toujours rester dégagées et leur signalisation visible. Lorsqu'il est expressément indiqué, les portes coupe-feu et de secours doivent rester fermées. Rien ne peut être fixé aux dispositifs antipanique et aucun matériel ne peut être placé devant ou derrière les portes.

10.4. Les cages d'escalier servant de voies d'évacuation doivent rester dégagées.

10.5. Les substances inflammables, explosives ou dangereuses sont interdites dans l'hôtel. Toute modification des installations, du mobilier ou de l'équipement requiert une autorisation écrite préalable. Le Client se charge lui-même des autorisations nécessaires.

10.6. Les rideaux, revêtements muraux et tout matériel décoratif doivent être ignifugés ou incombustibles.

10.7. Les installations électriques ne peuvent pas être surchargées.

10.8. Les équipements de lutte contre l'incendie ne peuvent pas être utilisés de manière abusive.

10.9. Il est interdit de fumer dans l'ensemble de l'établissement, sauf indication contraire.

10.10. Le personnel de sécurité externe doit disposer d'une autorisation du ministère de l'Intérieur conformément à la loi du 10 avril 1999 sur les entreprises de gardiennage.

10.11. Le Client ne dépassera pas le nombre maximal de personnes autorisées dans une chambre ou un espace.

11.1. Les tribunaux de l'arrondissement judiciaire d'Anvers, division de Turnhout, sont seuls compétents pour les litiges relatifs à la formation, à l'exécution et/ou à la résiliation des contrats.

11.2. Le droit belge est exclusivement applicable.

12.1. La nullité d'une ou de plusieurs clauses n'entraîne pas la nullité du reste du contrat. Les parties s'engagent à remplacer les clauses nulles par des clauses valables se rapprochant autant que possible de l'esprit du contrat.