1. GÉNÉRALITÉS
1.1. Les présentes conditions générales s’appliquent à tous les contrats conclus entre, d’une part,
l’hôtel, le fournisseur d’hébergement et/ou le prestataire de services appartenant au groupe
CORSENDONK HOTELS ci-après dénommé « Hôtels Corsendonk » et, d’autre part, leur(s)
cocontractant(s) ci-après dénommé(s) « le Client ».
1.2. Sauf stipulation expresse contraire, seules les présentes conditions générales sont d’application,,
c’est-à-dire à l’exclusion totale et explicite des conditions générales du cocontractant. Les conditions
générales font partie des contrats avec les Hôtels Corsendonk et seul un accord écrit permet d’y
déroger.

2. RÉSERVATIONS – ACCORDS – PRIX
2.1 Une réservation n’est définitive que lorsque la proposition de contrat signée pour approbation par
le Client est revenue aux Hôtels Corsendonk, sans préjudice de l’application de l’article 3.2 des
présentes conditions.
2.2. Sans préjudice de l’article 2.6, les modifications et compléments sont uniquement valables s’ils
ont été confirmés par les deux parties par écrit.
2.3. Le Client qui réserve pour plusieurs personnes, groupes et/ou pour le compte de tiers s’engage
personnellement et solidairement à payer la facture globale (finale), même en cas
d’attribution/facturation individuelle à chacun des invités ou participants. Le client est en outre tenu,
sur la base de l’art. 1120 de l’ancien C.C. (ou à partir du 1er janvier 2023 Art. 5.106 C.C.) et met tout
en œuvre pour respecter/payer les engagements/obligations de paiement du ou des tiers/des clients
de l’hôtel/des membres du groupe en son propre nom.
2.4. Si la réservation comprend aussi la réservation de chambres d’hôtel, le Client doit envoyer une
liste détaillée, au plus tard 14 jours avant la date d’arrivée prévue, en mentionnant pour chaque
chambre : l’occupation et les coordonnées des hôtes (nom, prénom, adresse, nationalité). Le client
accepte que Corsendonk Hotels ait l’obligation légale d’enregistrer les données personnelles des
clients séjournant dans les chambres d’hôtel.
2.5. Le prix et les frais seront adaptés de plein droit conformément à l’indice de prix à la
consommation belge et en respectant la formule suivante : prix/frais x nouvel indice /indice de départ.
Dans cette formulaire, l’indice de départ est celui du mois précédant la date de conclusion du contrat.
Le nouvel indice est celui du mois précédant l’événement réservé.
2.6. Sauf indication contraire, tous les prix proposés comprennent la TVA, les prélèvements et les
taxes connus et applicables au moment de l’offre ou de la proposition d’accord.

3. ACOMPTE ET GARANTIE
3.1. Les Hôtels Corsendonk peuvent demander le paiement d’une caution et/ou d’une garantie.
3.2. Si les acomptes et/ou garanties demandés ne sont pas payés dans le délai convenu, les Hôtels
Corsendonk peuvent unilatéralement et sans autre avertissement annuler la réservation sans que le
Client ait droit à une indemnisation.
3.3 Les acomptes versés sont définitifs et irrévocables pour les Hôtels Corsendonk et ne peuvent être
remboursés. Ils s’appliquent dans ce cas à titre d’indemnisation pour l’indisponibilité des chambres ou
des salles réservées et des frais administratifs des Hôtels Corsendonk.

4. MODIFICATION DE RÉSERVATION – ANNULATION
4.1. Toute modification d’une réservation doit être communiquée par écrit à Hôtels Corsendonk. Les
Hôtels Corsendonk ne sont tenus de modifier une réservation que s’ils ont accepté et confirmé la
modification par écrit.
4.2. L’annulation totale ou partielle ne peut se faire que par lettre recommandée ou contre accusé de
réception. La date de réception de cette lettre constitue la date d’annulation et, en l’absence d’accusé
de réception explicite, elle est réputée être reçue 3 jours ouvrables après la date d’envoi.
4.3. Si le client souhaite augmenter le nombre de participants ou de chambres, les Hôtels Corsendonk
feront tous les efforts raisonnables pour y répondre. Il s’agit d’un engagement de moyens, les Hôtels
Corsendonk ne peuvent donc être tenus responsables en cas de manquement.
4.4 Les Hôtels Corsendonk auront toujours et sans préjudice des frais d’annulation ou de modification
applicables, le droit de réclamer le paiement des frais déjà engagés pour la réservation du Client, y
compris les frais dus par les Hôtels Corsendonk aux fournisseurs externes.
4.5. En cas d’annulation complète, les frais d’annulation fixes suivants seront facturés :
– 20 % du montant total convenu si la notification est faite au plus tard 120 jours avant la
première date d’arrivée prévue des participants ;
– 40 % du montant total convenu si la notification est faite au plus tard 60 jours avant la
première date d’arrivée prévue des participants ;
– 60 % du montant total convenu si la notification est faite au plus tard 30 jours avant la
première date d’arrivée prévue des participants ;
– 80 % du montant total convenu si la notification est faite au plus tard 15 jours avant la
première date d’arrivée prévue des participants ;
– le montant total convenu si la notification est faite moins de 15 jours avant la première date
d’arrivée prévue des participants ;
4.6. En cas d’annulation partielle sans réduction du nombre de participants, mais avec réorientation
de la période ou des services commandés, les frais d’annulation ne seront réclamés que pour la
période et/ou les services annulés en application de l’article 4.5.
4.6. Le client accepte qu’il ne peut pas modifier le nombre de participants que de manière limitée :
– Jusqu’à 120 jours avant la première date d’arrivée prévue, un maximum de 80 % du nombre de
participants avec les chambres et/ou services réservés associés peut être annulé sans que le
Client doive une quelconque compensation pour les participants annulés. Toute annulation
supplémentaire sera facturée au prix contractuel. Cette exemption d’annulation n’est pas
cumulable avec d’autres exemptions ou réductions.
– Jusqu’à 60 jours avant la première date d’arrivée prévue, un maximum de 60 % du nombre de
participants avec les chambres et/ou services réservés associés peut être annulé sans que le
Client doive une quelconque compensation pour les participants annulés. Toute annulation
supplémentaire sera facturée au prix contractuel. Cette exemption d’annulation n’est pas
cumulable avec d’autres exemptions ou réductions.
– Jusqu’à 30 jours avant la première date d’arrivée prévue, un maximum de 40 % du nombre de
participants avec les chambres et/ou services réservés associés peut être annulé sans que le
Client doive une quelconque compensation pour les participants annulés. Toute annulation
supplémentaire sera facturée au prix contractuel. Cette exemption d’annulation n’est pas
cumulable avec d’autres exemptions ou réductions.
– Jusqu’à 15 jours avant la première date d’arrivée prévue, un maximum de 20 % du nombre de
participants avec les chambres et/ou services réservés associés peut être annulé sans que le
Client doive une quelconque compensation pour les participants annulés. Toute annulation
supplémentaire sera facturée au prix contractuel. Cette exemption d’annulation n’est pas
cumulable avec d’autres exemptions ou réductions.
– Jusqu’à 7 jours avant la première date d’arrivée prévue, un maximum de 10 % du nombre de
participants avec les chambres et/ou services réservés associés peut être annulé sans que le
Client doive une quelconque compensation pour les participants annulés. Toute annulation
supplémentaire sera facturée au prix contractuel. Cette exemption d’annulation n’est pas
cumulable avec d’autres exemptions ou réductions.
4.7. Dès que le Client a informé de l’annulation totale et/ou partielle, les Hôtels Corsendonk peuvent
disposer librement des chambres, services et/ou installations annulés, sans que le Client puisse en
tirer un quelconque droit.

5. FRAIS SUPPLÉMENTAIRES
5.1. Tous les repas, boissons ou autres services non mentionnés dans le contrat ne sont pas inclus
dans le contrat. Ils seront facturés au Client par les Hôtels Corsendonk, sauf s’il a été convenu que
ces frais seront réglés individuellement avec les participants, sans préjudice de l’article 2.3. des
présentes conditions.

6. DISPONIBILITÉ DES CHAMBRES ET AUTRES ESPACES
6.1. Sauf dispositions contractuelles contraires, les chambres d’hôtel réservées pour un Client seront
disponibles à partir de 15 heures. Les chambres doivent être vidées et libérées avant 10 h 30.
6.2. D’autres espaces que les chambres d’hôtel sont disponibles selon l’accord écrit entre les Hôtels
Corsendonk et le Client. Le client s’engage expressément à commencer et à terminer son activité
dans les délais contractuellement prévus à cet effet. Sauf convention contraire explicite, les Hôtels
Corsendonk peuvent toujours mettre à disposition une autre chambre au même endroit que la
chambre prévue dans la convention, à condition qu’elle réponde aux besoins fonctionnels et
essentiels du Client.
6.3. Si le client, un participant ou un invité décide de quitter la/les chambre(s) et/ou l’espace(s) plus tôt
que convenu, cela n’affecte en rien les obligations de paiement convenues. Dès que le Client ou un
participant quitte la (les) chambre(s) et/ou l’(les) espace(s), les Hôtels Corsendonk peuvent en
disposer librement, sans que le Client ou le participant puisse en tirer un quelconque droit
supplémentaire.

7. RESPONSABILITÉ ET ASSURANCES
7.1. Le Client s’engage à souscrire une assurance auprès d’une compagnie d’assurance reconnue en
Belgique pour couvrir sa responsabilité en tant qu’organisateur et pour tous les dommages causés par
le Client, les participants, les invités et/ou leurs préposés à des tiers. Le Client bénéficiera de la
renonciation aux recours prévus par la police en faveur des Hôtels Corsendonk.
7.2. L’obligation de conservation des biens des clients des Hôtels Corsendonk en tant qu’hôtelier ne
s’applique aux Clients et/ou à leurs participants/invités que dans la mesure où ils réservent une
chambre d’hôtel. L’obligation de conservation se limite à l’obligation légale de conservation et ne
couvre pas les animaux vivants ni les véhicules (y compris les bicyclettes).
7.3. Pour les biens, matériaux et accessoires qui ne sont pas couverts par l’obligation de conservation
de l’article 7.2, le Client est exclusivement et uniquement responsable. Le client décharge les Hôtels
Corsendonk de toute responsabilité, dans la mesure où la loi le permet.
7.4. Le client est solidairement responsable envers les Hôtels Corsendonk de tout dommage causé
par les participants ou les invités aux Hôtels Corsendonk, au personnel, aux tiers, au bâtiment, au
mobilier et/ou à l’équipement de l’hôtel.
7.5 Tous les cas de force majeure ou fortuits dégagent Corsendonk Hotels de ses obligations
contractuelles de plein droit, sans que le cocontractant puisse prétendre à l’obtention de dommages et
intérêts. Le Client accepte notamment que les situations suivantes soient considérées comme des cas
de force majeure : accidents, bris de matériel, conditions météorologiques exceptionnelles, incendie,
grèves, lock-out, vol, perturbation exceptionnelle du trafic, terrorisme/guerre, épidémies et pandémies,
ordres des autorités, perturbations de l’approvisionnement en énergie.

8. PLAINTES
8.1. Les réclamations doivent être signalées par écrit aux Hôtels Corsendonk dans les 24 heures sous
peine de nullité.

9. PAIEMENT
9.1. Sauf accord contraire, toutes les factures et notes d’hôtel sont payables au comptant sans
ristourne. En cas de non-paiement à l’échéance, ils seront majorés, de plein droit et sans mise en
demeure préalable, d’une indemnité forfaitaire de 10 % avec un minimum de 40 € et d’un intérêt de
retard de 8 % par an à partir de la date d’échéance jusqu’à la date du règlement complet.
9.2. Les réductions de prix, les commissions ou les ristournes expirent de plein droit en cas de non-
paiement de la facture ou de la note d’hôtel dans les délais.
9.3. Les acomptes et/ou les garanties convenus doivent être payés dans les 7 jours suivant la
conclusion du contrat.
9.4 Les modifications de la TVA, des prélèvements, des taxes ou d’autres mesures gouvernementales
qui ont un impact sur le prix de l’offre de Corsendonk Hotels et qui interviennent après le moment de
l’offre ou de la proposition d’accord, s’appliquent de plein droit et sans formalité supplémentaire.

10. RÈGLEMENT INTÉRIEUR – PRÉVENTION DES INCENDIES –
PROCÉDURES DE SÉCURITÉ
10.1 Le Client doit veiller à ce que les participants ou invités se comportent correctement et
conformément au règlement intérieur des Hôtels Corsendonk. Le client accepte que les participants
ou les invités qui ne se comportent pas correctement ou ne respectent pas le règlement intérieur
puissent se voir refuser l’accès, sans aucun droit à une compensation.
10.2 Il est interdit au Client d’utiliser les salles mises à disposition pour des rassemblements liés à des
idéologies extrêmes et/ou qui pourraient directement ou indirectement avoir un impact négatif sur la
réputation des Hôtels Corsendonk.
10.3. Les sorties de secours doivent toujours rester libres de tout obstacle et les indications de leur
emplacement doivent rester visibles. Aux endroits explicitement renseignés, les portes d’incendie et
de secours doivent être maintenues fermées à tout moment. Rien ne peut être attaché aux serrures
anti-panique, et aucun matériel ne peut être placé devant ou derrière les portes.
10.4. Les cages d’escaliers servant de voies d’évacuation doivent être maintenues libres
d’obstructions
10.5. Il est interdit d’introduire des liquides ou des produits inflammables, explosifs ou dangereux dans
l’hôtel, ainsi que d’apporter des modifications aux installations, matériaux, meubles ou équipements
existants de celui-ci sans l’accord écrit préalable des Hôtels Corsendonk. Le client doit se charger lui-
même d’obtenir les éventuelles autorisations.
10.6. Les rideaux, les revêtements muraux et tout autre matériau décoratif accroché ou fixé aux murs
et aux plafonds doivent être fabriqués dans un matériau ignifuge ou résistant au feu.
10.7. Les installations électriques ne doivent pas être surchargées.
10.8. Les installations de lutte contre l’incendie ne doivent pas être mal utilisées
10.9. Il y a une interdiction générale de fumer, sauf indication contraire.
10.10. Si le Client engage du personnel de sécurité externe, celui-ci doit être agréé par le Ministère de
l’Intérieur et son personnel doit répondre aux conditions mentionnées dans la loi sur les entreprises de
gardiennage, les entreprises de sécurité et les services internes de gardiennage du 10 avril 1999.
10.11. Le Client ne doit pas dépasser le nombre maximum de personnes autorisées dans une salle ou
un espace et accepte qu’en cas de dépassement de la capacité, l’accès puisse être refusé au Client,
aux participants et/ou aux hôtes.

11. DROIT APPLICABLE ET COMPÉTENCES
11.1. Les tribunaux de l’arrondissement judiciaire d’Anvers, division de Turnhout sont exclusivement
compétents pour prendre connaissance d’un litige concernant la conclusion, l’exécution et/ou la
résiliation des contrats entre le Client et les Hôtels Corsendonk.
11.2. Le droit belge s’applique exclusivement aux accords avec les Hôtels Corsendonk.

12. NULLITÉ
12.1 La nullité d’une ou plusieurs clauses du contrat n’entraîne pas la nullité du reste du contrat. Les
parties s’engagent à remplacer les clauses nulles et non avenues par une (des) clause(s)
juridiquement valable(s), qui correspond(ent) à l’esprit du contrat, aux usages du secteur, ou qui s’en
rapproche(nt) le plus possible.