1. GÉNÉRALITÉS :
1.1. Les présentes conditions générales s’appliquent à tous les contrats conclus entre, d’une
part, l’hôtel, le fournisseur d’hébergement et/ou le prestataire de services appartenant au
groupe CORSENDONK HOTELS ci-après dénommé « Hôtels Corsendonk » et, d’autre part, leur(s)
cocontractant(s) ci-après dénommé(s) « le Client ».
1.2. Sauf stipulation expresse contraire, seules les présentes conditions générales sont
d’application,, c’est-à-dire à l’exclusion totale et explicite des conditions générales du
cocontractant. Les conditions générales font partie des contrats avec les Hôtels Corsendonk
et seul un accord écrit permet d’y déroger.

2. RÉSERVATIONS ET CONTRATS
2.1 Une réservation n’est définitive que lorsque la proposition de contrat signée pour
approbation par le Client est revenue aux Hôtels Corsendonk, sans préjudice de l’application
de l’article 3.2 des présentes conditions.
2.2 Les acomptes et/ou les garanties convenus doivent être payés dans les 7 jours suivant la
conclusion du contrat.
2.3. Sans préjudice de l’article 2.6, les modifications et compléments sont uniquement
valables s’ils ont été confirmés par les deux parties par écrit.
2.4. Le Client qui réserve pour plusieurs personnes, groupes et/ou pour le compte de tiers
s’engage personnellement et solidairement à payer la facture globale (finale), même en cas
d’attribution/facturation individuelle à chacun des invités ou participants. Le client est en outre
tenu, sur la base de l’art. 1120 de l’ancien C.C. (ou à partir du 1er janvier 2023 Art. 5.106 C.C.)
et met tout en œuvre pour respecter/payer les engagements/obligations de paiement du ou
des tiers/des clients de l’hôtel/des membres du groupe en son propre nom.
2.5. Si la réservation comprend aussi la réservation de chambres d’hôtel, le Client doit envoyer
une liste détaillée, au plus tard 14 jours avant la date d’arrivée prévue, en mentionnant pour
chaque chambre : l’occupation et les coordonnées des hôtes (nom, prénom, adresse,
nationalité). Le client accepte que les Hôtels Corsendonk aient l’obligation légale d’enregistrer
les clients qui séjournent dans les chambres d’hôtel.
2.6 Le prix et les frais seront adaptés de plein droit conformément à l’indice de prix à la
consommation belge et en respectant la formule suivante : prix/frais x nouvel indice /indice
de départ. Dans cette formulaire, l’indice de départ est celui du mois précédant la date de
conclusion du contrat. Le nouvel indice est celui du mois précédant l’événement réservé.

3. ACOMPTE ET GARANTIE
3.1. Les Hôtels Corsendonk peuvent demander le paiement d’une caution et/ou d’une
garantie.
3.2. Si les acomptes et/ou garanties demandés ne sont pas payés dans le délai convenu, les
Hôtels Corsendonk peuvent unilatéralement et sans autre avertissement annuler la réservation
sans que le Client ait droit à une indemnisation.
3.3 Les acomptes versés sont définitifs et irrévocables pour les Hôtels Corsendonk et ne peuvent
être remboursés. Ils s’appliquent dans ce cas à titre d’indemnisation pour l’indisponibilité des
chambres ou des salles réservées et des frais administratifs des Hôtels Corsendonk.

4. MODIFICATION DE RÉSERVATION – ANNULATION
4.1. Toute modification d’une réservation doit être communiquée par écrit à Hôtels
Corsendonk. Les Hôtels Corsendonk ne sont tenus de modifier une réservation que s’ils ont
accepté et confirmé la modification par écrit.
4.2. L’annulation totale ou partielle ne peut se faire que par lettre recommandée ou contre
accusé de réception. La date de réception de cette lettre constitue la date d’annulation et,
en l’absence d’accusé de réception explicite, elle est réputée être reçue 3 jours ouvrables
après la date d’envoi.
4.3. Si le client souhaite augmenter le nombre de participants ou de chambres, les Hôtels
Corsendonk feront tous les efforts raisonnables pour y répondre. Il s’agit d’un engagement de
moyens, les Hôtels Corsendonk ne peuvent donc être tenus responsables en cas de
manquement.
4.4 Les Hôtels Corsendonk auront toujours et sans préjudice des frais d’annulation ou de
modification applicables, le droit de réclamer le paiement des frais déjà engagés pour la
réservation du Client, y compris les frais dus par les Hôtels Corsendonk aux fournisseurs externes.
4.5. En cas d’annulation complète, les frais d’annulation fixes suivants seront facturés :
– 20 % du montant total convenu si la notification est faite au plus tard 120 jours avant la
première date d’arrivée prévue des participants ;
– 40 % du montant total convenu si la notification est faite au plus tard 60 jours avant la
première date d’arrivée prévue des participants ;
– 60 % du montant total convenu si la notification est faite au plus tard 30 jours avant la
première date d’arrivée prévue des participants ;
– 80 % du montant total convenu si la notification est faite au plus tard 15 jours avant la
première date d’arrivée prévue des participants ;
– le montant total convenu si la notification est faite moins de 15 jours avant la première
date d’arrivée prévue des participants ;
4.6. En cas d’annulation partielle sans réduction du nombre de participants, mais avec
réorientation de la période ou des services commandés, les frais d’annulation ne seront
réclamés que pour la période et/ou les services annulés en application de l’article 4.5.
4.6. Le client accepte qu’il ne peut pas modifier le nombre de participants que de manière
limitée :
– Jusqu’à 120 jours avant la première date d’arrivée prévue, un maximum de 80 % du
nombre de participants avec les chambres et/ou services réservés associés peut être
annulé sans que le Client doive une quelconque compensation pour les participants
annulés. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel. Cette
exemption d’annulation n’est pas cumulable avec d’autres exemptions ou réductions.
– Jusqu’à 60 jours avant la première date d’arrivée prévue, un maximum de 60 % du nombre
de participants avec les chambres et/ou services réservés associés peut être annulé sans
que le Client doive une quelconque compensation pour les participants annulés. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel. Cette exemption
d’annulation n’est pas cumulable avec d’autres exemptions ou réductions.
– Jusqu’à 30 jours avant la première date d’arrivée prévue, un maximum de 40 % du nombre
de participants avec les chambres et/ou services réservés associés peut être annulé sans
que le Client doive une quelconque compensation pour les participants annulés. Toute
annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel. Cette exemption
d’annulation n’est pas cumulable avec d’autres exemptions ou réductions.
– Jusqu’à 15 jours avant la première date d’arrivée prévue, un maximum de 20 % du nombre
de participants avec les chambres et/ou services réservés associés peut être annulé sans
que le Client doive une quelconque compensation pour les participants annulés. Toute
annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel. Cette exemption
d’annulation n’est pas cumulable avec d’autres exemptions ou réductions.
– Jusqu’à 7 jours avant la première date d’arrivée prévue, un maximum de 10 % du nombre
de participants avec les chambres et/ou services réservés associés peut être annulé sans
que le Client doive une quelconque compensation pour les participants annulés. Toute
annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel. Cette exemption
d’annulation n’est pas cumulable avec d’autres exemptions ou réductions.
4.7. Dès que le Client a informé de l’annulation totale et/ou partielle, les Hôtels Corsendonk
peuvent disposer librement des chambres, services et/ou installations annulés, sans que le
Client puisse en tirer un quelconque droit.

5. FRAIS SUPPLÉMENTAIRES
5.1. Tous les repas, boissons ou autres services non mentionnés dans le contrat ne sont pas inclus
dans le contrat. Ils seront facturés au Client par les Hôtels Corsendonk, sauf s’il a été convenu
que ces frais seront réglés individuellement avec les participants, sans préjudice de l’article 2.4
des présentes conditions.

6. DISPONIBILITÉ DES CHAMBRES ET AUTRES ESPACES
6.1. Sauf dispositions contractuelles contraires, les chambres d’hôtel réservées pour un Client
seront disponibles à partir de 15 heures. Les chambres doivent être vidées et libérées avant
10 h 30.
6.2. D’autres espaces que les chambres d’hôtel sont disponibles selon l’accord écrit entre les
Hôtels Corsendonk et le Client. Le client s’engage expressément à commencer et à terminer
son activité dans les délais contractuellement prévus à cet effet. Sauf convention contraire
explicite, les Hôtels Corsendonk peuvent toujours mettre à disposition une autre chambre au
même endroit que la chambre prévue dans la convention, à condition qu’elle réponde aux
besoins fonctionnels et essentiels du Client.
6.3. Si le client, un participant ou un invité décide de quitter la/les chambre(s) et/ou l’espace(s)
plus tôt que convenu, cela n’affecte en rien les obligations de paiement convenues. Dès que
le Client ou un participant quitte la (les) chambre(s) et/ou l’(les) espace(s), les Hôtels
Corsendonk peuvent en disposer librement, sans que le Client ou le participant puisse en tirer
un quelconque droit supplémentaire.

7. RESPONSABILITÉ ET ASSURANCES
7.1. Le Client s’engage à souscrire une assurance auprès d’une compagnie d’assurance
reconnue en Belgique pour couvrir sa responsabilité en tant qu’organisateur et pour tous les dommages causés par le Client, les participants, les invités et/ou leurs préposés à des tiers. Le
Client bénéficiera de la renonciation aux recours prévus par la police en faveur des Hôtels
Corsendonk.
7.2. L’obligation de conservation des biens des clients des Hôtels Corsendonk en tant
qu’hôtelier ne s’applique aux Clients et/ou à leurs participants/invités que dans la mesure où
ils réservent une chambre d’hôtel. L’obligation de conservation se limite à l’obligation légale
de conservation et ne couvre pas les animaux vivants ni les véhicules (y compris les
bicyclettes).
7.3. Pour les biens, matériaux et accessoires qui ne sont pas couverts par l’obligation de
conservation de l’article 7.2, le Client est exclusivement et uniquement responsable. Le client
décharge les Hôtels Corsendonk de toute responsabilité, dans la mesure où la loi le permet.
7.4. Le client est solidairement responsable envers les Hôtels Corsendonk de tout dommage
causé par les participants ou les invités aux Hôtels Corsendonk, au personnel, aux tiers, au
bâtiment, au mobilier et/ou à l’équipement de l’hôtel.

8. PLAINTES
8.1. Les réclamations doivent être signalées par écrit aux Hôtels Corsendonk dans les 24 heures
sous peine de nullité.

9. PAIEMENT
9.1. Sauf accord contraire, toutes les factures et notes d’hôtel sont payables au comptant sans
ristourne. En cas de non-paiement à l’échéance, ils seront majorés, de plein droit et sans mise
en demeure préalable, d’une indemnité forfaitaire de 10 % avec un minimum de 40 € et d’un
intérêt de retard de 8 % par an à partir de la date d’échéance jusqu’à la date du règlement
complet.
9.2. Les réductions de prix, les commissions ou les ristournes expirent de plein droit en cas de
non-paiement de la facture ou de la note d’hôtel dans les délais.
9.3 Tout cas de force majeure ou fortuit libère de plein droit les Hôtels Corsendonk de leurs
obligations contractuelles, sans que le cocontractant puisse réclamer des dommages et
intérêts. Le client reconnaîtra notamment les situations suivantes comme des cas de force
majeure : accidents, bris de matériel, conditions météorologiques exceptionnelles, incendie,
grèves, lock-out, vol, perturbation exceptionnelle du trafic, terrorisme/guerre, épi- et
pandémies, ordres des autorités, perturbations dans la fourniture d’énergie.

10. RÈGLEMENT INTÉRIEUR – PRÉVENTION DES INCENDIES –
PROCÉDURES DE SÉCURITÉ
10.1 Le Client doit veiller à ce que les participants ou invités se comportent correctement et
conformément au règlement intérieur des Hôtels Corsendonk. Le client accepte que les
participants ou les invités qui ne se comportent pas correctement ou ne respectent pas le
règlement intérieur puissent se voir refuser l’accès, sans aucun droit à une compensation.
10.2 Il est interdit au Client d’utiliser les salles mises à disposition pour des rassemblements liés à
des idéologies extrêmes et/ou qui pourraient directement ou indirectement avoir un impact
négatif sur la réputation des Hôtels Corsendonk.
10.3. Les sorties de secours doivent toujours rester libres de tout obstacle et les indications de
leur emplacement doivent rester visibles. Aux endroits explicitement renseignés, les portes
d’incendie et de secours doivent être maintenues fermées à tout moment. Rien ne peut être
attaché aux serrures anti-panique, et aucun matériel ne peut être placé devant ou derrière
les portes.
10.4. Les cages d’escaliers servant de voies d’évacuation doivent être maintenues libres
d’obstructions
10.5. Il est interdit d’introduire des liquides ou des produits inflammables, explosifs ou dangereux
dans l’hôtel, ainsi que d’apporter des modifications aux installations, matériaux, meubles ou
équipements existants de celui-ci sans l’accord écrit préalable des Hôtels Corsendonk. Le
client doit se charger lui-même d’obtenir les éventuelles autorisations.
10.6. Les rideaux, les revêtements muraux et tout autre matériau décoratif accroché ou fixé
aux murs et aux plafonds doivent être fabriqués dans un matériau ignifuge ou résistant au feu.
10.7. Les installations électriques ne doivent pas être surchargées.
10.8. Les installations de lutte contre l’incendie ne doivent pas être mal utilisées
10.9. Il y a une interdiction générale de fumer, sauf indication contraire.
10.10. Si le Client engage du personnel de sécurité externe, celui-ci doit être agréé par le
Ministère de l’Intérieur et son personnel doit répondre aux conditions mentionnées dans la loi
sur les entreprises de gardiennage, les entreprises de sécurité et les services internes de
gardiennage du 10 avril 1999.
10.11. Le Client ne doit pas dépasser le nombre maximum de personnes autorisées dans une
salle ou un espace et accepte qu’en cas de dépassement de la capacité, l’accès puisse être
refusé au Client, aux participants et/ou aux hôtes.

11. DROIT APPLICABLE ET COMPÉTENCES
11.1. Les tribunaux de l’arrondissement judiciaire d’Anvers, division de Turnhout sont
exclusivement compétents pour prendre connaissance d’un litige concernant la conclusion,
l’exécution et/ou la résiliation des contrats entre le Client et les Hôtels Corsendonk.
11.2. Le droit belge s’applique exclusivement aux accords avec les Hôtels Corsendonk.

12. NULLITÉ
12.1 La nullité d’une ou plusieurs clauses du contrat n’entraîne pas la nullité du reste du contrat.
Les parties s’engagent à remplacer les clauses nulles et non avenues par une (des) clause(s)
juridiquement valable(s), qui correspond(ent) à l’esprit du contrat, aux usages du secteur, ou
qui s’en rapproche(nt) le plus possible.